Niepokojące zjawiska mające miejsce w polskich firmach produkcyjno-handlowych

Polska rzeczywistość firm produkcyjno-handlowych ma swoistą urodę. Sytuacja w większości firm charakteryzuje się tym, że:
1. Wybory pracowników oraz menedżerów niższego szczebla zarządzania (brygadziści/mistrzowie) oraz ich wpływ na decyzje kadry zarządzającej i strategię firmy jest znikoma bądź zerowa!
2. Są duże ograniczenia w obszarze komunikacji pionowej „z góry do dołu i z dołu do góry”!
3. W procesie decyzyjnym brakuje „empowerment’u”, czyli mądrego racjonalnego dzielenia się władzą z menedżerami niższego szczebla zarządzania!
4. Kultura zarządzania liniowymi pracownikami operacyjnymi oraz menedżerami niższego szczebla zarządzania jest oparta na policyjnym, systemie nakazowym!
5. Motywacja liniowych pracowników operacyjnych jest na poziomie dużo niższym niż możliwy realnie możliwy do osiągnięcia!

Wybory pracowników i ich wpływ na decyzje kadry zarządzającej i strategię firmy

TEZA: Skuteczność strategii firmy w takim samym stopniu zależy od jej koncepcji, jak również od sposobu jej wdrażania na poziomach operacyjnych całej organizacji!

Klasyczna sytuacja w większości polskich firm produkcyjno-handlowych wygląda następująco:
1. kadra zarządzająca ustanawia strategię, ustalając arbitralne i jednostronne wytyczne/zasady dla wszystkich pracowników produkcyjnych
2. pracownicy na liniowych poziomach operacyjnych (robotnicy, brygadziści, mistrzowie) zazwyczaj nie akceptują tej strategii, narzuconej bez konsultacji z nimi, a godzą się na nią nie mając wyboru
3. nową strategię liniowi pracownicy operacyjni oraz menedżerowie niższego szczebla zarządzania widzą w następujący sposób: „Jest to zmiana, gdzie góra chce, aby środek konkretne, złe rzeczy zrobił dołowi”

Z naszych obserwacji wynika, że zbyt często dochodzi do sytuacji, gdy klienci słyszą od pracowników firmy dostarczającej na rynek produkty: „Przykro mi, ale to nie ode mnie zależy; taka jest polityka firmy”.

Sytuacje takie to dowód na to, że załoga jedynie realizuje wytyczne Zarządu firmy, a niestety nie ma ona możliwości dokonywania własnych wyborów. Wówczas sfrustrowani pracownicy:
• tracą motywację i potrzebne operacyjne zaangażowanie,
• zatrzymują dla siebie i nie przekazują wyżej ważnych informacji niezbędnych decydentom przy dokonywaniu trafnych wyborów (decyzji) na wyższych szczeblach organizacji.

W efekcie wyższa kadra zarządzająca nie posiada ważnych informacji płynących z poziomu operacyjnego, a tym samym nie wie jak wygląda rzeczywista sytuacja firmy na poziomach operacyjnych.

Jack Walch w okresie zarządzania „General Electric” miał zwyczaj mawiać: „Autentyczność w komunikacji biznesowej jest ważniejsza niż na pierwszy rzut oka miła dla nas wszystkich fałszywa harmonia”.

Jest więc pytanie, dlaczego pracownicy liniowi oraz ich bezpośredni przełożeni nie informują menedżerów średniego i wyższego szczebla zarządzania o wszystkich problemach w ich pracy?

Odpowiedzi przedstawione poniżej, to refleksje z przebiegu dziesiątek dyskusji moderowanych z udziałem menedżerów niższego szczebla zarządzania jakie prowadziłem podczas sesji warsztatowych „Mistrzowska Robota” w polskich firmach produkcyjnych. Oto wybrane odpowiedzi:
• ponieważ, nie mam zamiaru denerwować mojego Szefa i jemu się narażać,
• ponieważ boimy się nerwowej reakcji Szefa, który w takich sytuacjach rzadko zachowuje się jak przykładny lider,
• ponieważ, nasz Szef akceptuje tylko, gdy zgłaszamy my same sukcesy a nie problemy,
• ponieważ, zgłaszaliśmy już te problemy wiele razy i żaden z nich nie został rozwiązany – więc nie to większego sensu, gdyż i tak odbije się to „jak grochem o ścianę”,
• ponieważ, gdy zgłoszę taki problem to otrzymam w nagrodę jego rozwiązanie (pomimo tego, że i tak mam pełne ręce roboty),
• ponieważ, gdy zgłoszę dany problem, to z góry zostanę oceniony jako ten menedżer „który sobie nie radzi”,
• ponieważ, w naszej firmie nie ma kultury rozmawiania „otwartym tekstem” w racjonalny sposób.

Naszą odpowiedzią na budowanie rzeczywistego wpływu pracowników liniowych pracowników operacyjnych oraz ich bezpośrednich przełożonych na strategię firmy jest koncepcja Modelu „Kaskady Wyborów” autorstwa Isadore Sharpa Prezesa sieci hotel „FOUR SEASONS HOTELS AND RESORTS” *

*Źródło: „Harvard Business Review”, wrzesień 2010

Założenie Modelu „Kaskady Wyborów”

Założenie 1:
Każdy w organizacji – od wierzchołka po najniższy szczebel – dokonuje wyborów, którym towarzyszą ograniczenia i niepewność

Założenie 2:
Nie ma możliwości opracowania strategii w taki sposób, aby przekładała się ona w precyzyjnych detalach na 100% szczegółowych działań operacyjnych.
Nie da się tym samym stworzyć 100% szczegółowych instrukcji: co? kiedy? jak należy zrobić?, aby sprostać wszystkim oczekiwaniom wszystkich klientów.

Założenie 3:
Błędem więc jest dzielenie firmy na część, w której powstaje strategia (zarząd firmy) i część, w której dokonuje się jej realizacja (pracownicy i menedżerowie liniowi poziomów operacyjnych)

Założenie 4:
Na każdym poziomie struktury firmy, każdy przełożony (decydent) powinien pomóc pracownikom dokonywać najlepszych, możliwych wyborów

4 kroki Modelu „Kaskady Wyborów”:

Krok 1.
Objaśnij dokonany przez Ciebie (Przełożonego) swój wybór i rzetelnie, skutecznie go uzasadnij. Zastosuj formułę budowania celów wg akronimu SMART
Dopiero wówczas, gdy twoi podwładni zrozumieją na czym twój wybór polega oraz co go uzasadnia, zaakceptują go jako własny

Krok 2.
Wyraźnie określ, jaką decyzję ma podjąć twój zespół – uwarunkowania decyzji.
Menedżerowie z górnego odcinka kaskady muszą udzielać pracownikom wskazówek i doradzać im, a nie pozwalać na to, aby ślepo (na wyczucie) podejmowali decyzje.

Krok 3.
Pomóż pracownikom w dokonywaniu wyboru na niższym szczeblu w takim zakresie w jakim będzie potrzeba.
Takie wsparcie, to obowiązek szefa – złóż podwładnym szczerą propozycję i dotrzymuj danego słowa

Krok 4 .
Zobowiąż się do ponownego przemyślenia i zmodyfikowania swoich decyzji (w tym również tych strategicznych składowych strategii), biorąc pod uwagę informacje zwrotne (zgłaszanie opinie i problemy) oraz podejmowane decyzje na dolnych odcinkach kaskady wyborów

Model Kaskady Wyborów – wybrane korzyści:
• trafne wybory
• wzrost samodzielności pracowników
• trafnie zaspokojone potrzeby klientów
• wzrost motywacji pracowników
• wzrost satysfakcji pracowników
• wzrost biznesu
• sukces rynkowy firmy

Korzyści te są możliwe głównie dzięki udrożnienie komunikacji pionowej, czyli przesyłanie informacji „z dołu do góry i z góry do dołu” oraz dzięki wzrostowi niezbędnej wiedzy decydentów uplasowanych wyżej w hierarchii zarządzania organizacją.

Menedżerowie każdego wyższego szczebla powinni uświadomić swoim podwładnym, że efekty podejmowanych przez nich decyzji rzutują nie tylko na ich własną sytuację, ale również na wybory i decyzje na wszystkich kolejnych, wyższych szczeblach zarządzania z Top Managementem włącznie. Powinni więc namawiać swoich podwładnych do „otwartej komunikacji” i odważnego wypowiadania się na tematy procesu produkcji oraz ważnych jej uwarunkowań.

Tym samym dochodzimy do wniosku, że pracownicy operacyjni wpływają i na realizację i na kształt strategii swojej organizacji!

Krzysztof Kudeń

Zapraszamy na szkolenie: MISTRZOWSKA ROBOTA – Kompetencje skutecznego Menedżera niższego szczebla zarządzania działów produkcyjnych

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *