Dokumentacja zatrudnienia po nowemu od 2019 r.

1 stycznia 2019 wchodzą w życie dwa akty prawne niezwykle ważne dla pracodawców i ich działów kadr:

  • Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 13 lutego 2018, poz. 357)
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 19 grudnia 2018, poz. 2369) – zastępujące dotychczasowe Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. wprowadza rozwiązania postulowane przez pracodawców już od wielu lat w celu usprawnienia i obniżenia kosztów prowadzania dokumentacji pracowniczej. Najważniejsze z nich to skrócenie okresu przechowania akt osobowych byłych pracowników z 50 do 10 lat. Ale uwaga! – 10-letni okres archiwizacji obejmie automatycznie tylko osoby zatrudniane po 1.01.2019, pracowników z dłuższym stażem pod pewnymi warunkami, a w przypadku osób zatrudnionych u danego pracodawcy przed 1999 r. dalej będzie obowiązywał 50-letni okres archiwizacji. 

Nowym obowiązkiem pracodawców w stosunku do pracowników odchodzących z firmy po 1.01.2019 będzie wydanie wraz ze świadectwem pracy pisemnej informacji o okresie przechowywania dokumentacji zatrudnienia oraz możliwości odbioru przez byłego pracownika swoich akt osobowych po upływie terminu ich archiwizacji. Dokumentacja nie odebrana przez byłych pracowników w określonym w Ustawie terminie, zostanie zniszczona przez pracodawcę.

Kolejne ułatwienie dla pracodawców do możliwość wyboru formy prowadzenia dokumentacji zatrudnienia – w postaci papierowej lub elektronicznej.  Możliwość digitalizacji akt osobowych dotyczy wszystkich firm, nie tylko nowo powstających.  Pracodawcy powinni zapoznać się procedurą i sposobami elektronizacji istniejących akt osobowych i zdecydować, która forma będzie dla nich bardziej dogodna – teczki czy pliki. Procedurę elektronizacji, warunki techniczne oraz sposób zapisywania plików w systemach informatycznych reguluje szczegółowo nowe Rozporządzenie Ministra Pracy w sprawie dokumentacji pracowniczej, do którego odsyła Ustawa.

Rozporządzenie aktualizuje także sposób prowadzenia akt pracowniczych zgodnie z ww. Ustawą oraz RODO, czyli nowelizacją przepisów o ochronie danych osobowych. Jedną z ważniejszych zmian jest dodanie nowej czwartej części akt osobowych tj. części D, która ma zawierać nałożone na pracownika kary porządkowe oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności, które ulegają zatarciu po upływie określonego czasu. Ponadto Rozporządzenie umożliwia pracodawcom tematyczny podział każdej z części akt A, B, C, D na części tematyczne (np. potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z regulaminami wewnętrznymi czy szkolenia BHP) oznaczając je odpowiednio B1, B2, B3, B4.

Pracodawcy mają 12 miesięcy od dnia wejścia w życie Rozporządzenia (tj. do końca 2019 r.) na dostosowanie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej do nowych przepisów.

Jeśli chcieliby Państwo zapoznać się z praktycznymi aspektami nowych zasad prowadzenia dokumentacji zatrudnienia, zapraszamy na nasze cykliczne szkolenie otwarte „RODO i dokumentacja pracownicza po zmianach w 2019 r.”.

 

Dorota Strzelec
Konsultant HR, Trener KDK Info

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *